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Petit guide pour les PME : élaborer une stratégie d’embauche à peu de frais

By 8 octobre 2019juillet 23rd, 2020No Comments

Par Charles Reny, Directeur principal

Vous avez besoin de recruter un ou plusieurs nouveaux employés? Vous cherchez la perle rare qui prendra la direction d’une partie de vos opérations? Vous ne savez pas comment procéder, ayant peu ou pas de connaissance du monde du recrutement? Réfléchir aux stratégies à employer vous plonge dans l’inconnu? Ce guide s’adresse à vous!

Le problème

Par les temps qui courent, on qualifie le marché de “plein emploi”. On parle beaucoup de pénurie de main-d’oeuvre et de la difficulté à recruter des gens compétents. Embaucher un nouvel employé spécialisé peut alors paraître une mission passablement ardue! Allons voir d’un peu plus près : selon Statistiques Canada*, en juillet 2019, il y avait 220 000 personnes en recherche active d’emploi au Québec. Ajoutons à cela les éventuels finissants des collèges et universités québécois, les nouveaux retraités actifs, les personnes résidant à l’extérieur du Québec et les “candidats passifs”, qui détiennent un emploi mais qui pourraient être intéressés à en changer. Voilà un tableau plus nuancé de la réalité qui démontre qu’il est toujours possible de trouver le candidat qui vous conviendra. Ce guide aborde trois préoccupations liées à l’embauche d’un nouvel employé : cerner clairement les besoins, publiciser une offre d’emploi et faire affaire avec un recruteur professionnel.

https://www150.statcan.gc.ca/t1/tbl1/fr/tv.action?pid=1410028703

1. Cerner les besoins

Vous devez d’abord déterminer quel employé vous recherchez vraiment. Ceci exige de réfléchir au-delà de la simple liste de tâches et responsabilités et des qualifications de base des personnes, telles que le diplôme requis et le nombre souhaité d’années d’expérience : on pense ici au savoir-faire et au savoir-être.

Ne négligez pas de réfléchir à vos attentes en termes de qualités personnelles et de les prioriser.

Un exercice utile peut être de choisir les cinq qualités essentielles recherchées pour le poste spécifique que vous voulez combler. Cela exige de prendre le temps d’analyser minimalement le contexte dans lequel la personne recrutée exercera son travail quotidien, et au besoin de consulter l’équipe concernée pour recueillir les perceptions du terrain. À quoi vous attendez-vous de la part de cet employé à moyen terme? Que voudriez-vous que cette personne “devienne” au contact de votre culture organisationnelle, de votre style de leadership? Ne sous-estimez pas ici votre pouvoir d’influence au fil du temps. Répondre à ces questions vous permettra de déterminer plus clairement vos attentes et d’évaluer la capacité d’un éventuel candidat à s’adapter à votre culture.

Posez-vous la question suivante : “si dans un an je devais conclure que nous avons effectué une excellente embauche, ce serait en raison de la résolution efficace de quels problèmes que nous vivons actuellement?” Énumérez ces problèmes et relisez ensuite votre description de poste en vous demandant si la proposition vous permettrait d’attirer le bon candidat.

Revoir les besoins réels : réorganisation ou nouveau poste?

Avant de vous lancer dans le recrutement, pensez à revoir à l’interne qui peut faire quoi. Une partie des tâches peut-elle être effectuée par Nadine et une autre partie par Pierre ? Profitez de l’occasion pour possiblement déplacer quelques pièces du puzzle. Vous pouvez par exemple penser à offrir un intérim pour le poste visé. Le cas échéant, vous ne chercherez peut-être plus le même profil de candidat. Consultez certaines personnes-clés et impliquez vos employés dans le processus. Vous y trouverez une occasion d’autonomiser votre équipe et de créer une plus grande synergie entre ses membres !

Description de poste : discerner les exigences

Vous êtes prêt à rédiger une annonce de poste? Réfléchissez bien à son contenu. Si vous y demandez un minimum de 10 ans d’expérience, vous risquez de passer à côté du super candidat en devenir ayant plutôt 8 ans d’expérience. Quels sont les critères vraiment éliminatoires pour vous? Le parfait bilinguisme est-il absolument requis pour les tâches à accomplir? Et la maîtrise de tel logiciel ne peut-elle pas s’acquérir assez rapidement une fois que la personne est au travail? N’oubliez pas que beaucoup de choses peuvent s’apprendre dans le cadre d’un emploi et que vos concurrents, eux, sont peut-être prêts à faire davantage d’efforts que vous en cette matière…

2. Recruter par soi-même

Publiciser une offre d’emploi

  • Vos employés : premiers informés et riche source de référence 

Vos employés sont d’excellents ambassadeurs, voire vos meilleures sources de référence. De plus, ils offrent de très bonnes garanties de succès quant à l’intégration au travail d’un nouvel employé. Établissez un plan de référence par vos employés. Songez à un processus efficace offrant des outils de support et une rétribution pour l’aide apportée. Pensez aussi à impliquer vos employés dans les processus de recrutement et d’entrevue. Ceci contribuera à mobiliser votre milieu de travail et du même coup favorisera la rétention de votre personnel et formera vos prochains leaders.

  • Les sites d’offres d’emploi gratuits

Plusieurs sites tels que Neuvoo et Indeed publient gratuitement les annonces des employeurs. Il existe un large éventail de sites gratuits qui ont leur propre marché-cible. On peut faire appel à un expert pour cibler le site approprié à ses besoins. Il faut toutefois être conscient que ces sites peuvent parfois ne dénicher que très peu de candidats. Ou encore intéresser les adeptes du mass applying, le « petit frère » du mass mailing, mais avec le même résultat, soit de générer de l’information peu ciblée et peu désirable. Cette approche a aussi une grande limite, celle de ne pas rejoindre le candidat potentiel dit « passif », c’est-à-dire celui qui ne consulte pas ces plates-formes.

  • Foires d’emploi

Ces événements offrent davantage une vitrine promotionnelle pour votre entreprise. Identifier précisément vos besoins peut vous permettre de mieux cibler l’événement approprié. Il s’agit plutôt d’un bon moyen pour promouvoir votre marque employeur, recruter des finissants (peu ou pas d’expérience) ou encore des candidats en transition, mais peu de candidats en emploi voudront se faire voir dans un tel salon (et risquer de rencontrer leur supérieur), à moins d’être en acquisition de talents!

  • Établissements d’enseignement

Il est très utile de connaître et faire la liste des établissements scolaires pertinents et de leurs programmes de stages de fin d’études. Il vous faudra dédier une personne spécifique de votre entreprise pour la communication et les relations d’affaire avec ces organisations.

Des personnes à ne pas négliger

Les jeunes retraités, qui prennent leur retraite à partir de 60 ans, même 55 ans, et qui finissent par éprouver le besoin de s’accomplir dans une nouvelle occupation. Ces personnes s’accommodent souvent des conditions d’un travailleur occasionnel (saisonnier, temps partiel, contractuel à court terme, sur appel). Certaines sont également prêtes à travailler bénévolement pour une cause ou pour certains employeurs.

Les nouveaux arrivants sont des ressources intéressantes pour votre entreprise, étant souvent très qualifiés. S’ils proviennent d’horizons divers, ils ont toutefois un point commun : ils sont ici pour refaire leur vie et ont généralement une grande volonté de s’accomplir professionnellement. Ceci s’accompagne souvent d’un désir marqué de comprendre la culture dans laquelle ils s’insèrent, ce qui est certainement de nature à favoriser leur intégration et à dynamiser votre milieu de travail.

Certaines personnes disposant déjà d’un emploi peuvent aussi être intéressées à intégrer une nouvelle organisation et peuvent repenser leur situation si elles sont sollicitées directement. La personne qui les sollicite peut être un de vos employés (qui connaît par exemple le travailleur en tant que collègue d’une entreprise concurrente), ou bien un recruteur que vous avez spécifiquement mandaté pour cette tâche.

 

3. Solliciter et faire affaire avec un recruteur externe

Dans le cas où vous choisissez de faire affaire avec un professionnel du recrutement externe à votre organisation, voici un aperçu de ce qu’il est utile de considérer.

Choisissez un recruteur

Considérez cette personne comme une « externalisation » de vous-même. Elle représentera votre organisation et vos valeurs auprès des candidats potentiels. Partager des valeurs communes de base avec le recruteur est primordial. Demandez par exemple qui, à l’intérieur de leur firme, mènera les entrevues. Assurez-vous qu’elles seront faites en personne et pas uniquement au téléphone. Demandez un exemple de rapport d’étape, de profil de candidat, de rapport de références. Demandez au recruteur s’il pourra vous accompagner dans la préparation du canevas d’entrevue, la rédaction de mises en situation. Renseignez-vous également sur la formation et l’expérience de toutes les personnes impliquées dans le processus, car elles seront vos ambassadeurs et elles contribueront à votre marque employeur. Demandez quelle est la garantie offerte et les limites de son application. Demandez le nom des derniers clients de la firme et identifiez deux mandats parmi ceux-ci pour lesquels vous souhaiteriez solliciter des références avec leur accord. Enfin, renseignez-vous sur les honoraires, sans en faire le critère décisif. Le coût d’un mauvais recrutement est toujours plus élevé que la différence d’honoraires.

Négociez un contrat en bonne et due forme

Les contrats de recrutement clairs font les bonnes collaborations et le succès du processus!

Déléguez une personne de l’organisation pour accompagner le recruteur externe

En tant que délégué de l’organisation, vous échangerez avec le recruteur sur le processus de recrutement, qui doit être fluide, agile et efficace. Un bon recruteur est en mesure d’évaluer le réalisme de votre vision du processus et de vos attentes ou planifier le processus de toutes pièces si tel est votre besoin et possiblement de le réévaluer en cours de route.

Même si vous embauchez à contrat un recruteur, il vous faudra tout de même être dédié à cet objectif de trouver un candidat répondant aux besoins de votre organisation. Vous devrez travailler de concert avec le recruteur. Prenez le temps de questionner celui-ci sur les étapes du processus et les moments-clés qui requerront une intervention rapide de votre part. Vous serez ainsi plus en mesure de dégager votre agenda le moment voulu, et vous vous épargnerez bien des tracas et malentendus en cours de route.

En tant que représentant de l’organisation, soyez sensible et réactif à certains moments-clés.

La période d’attente d’un retour de la part de l’éventuel employeur après une entrevue est un moment crucial où le candidat sera davantage stressé et vulnérable. Certains excellents candidats peuvent changer d’idée à ce stade. Trop d’entre eux se désistent car ils sont sans nouvelles d’un employeur malgré un retour prévu à court terme : ils passent leur chemin et laissent l’employeur le bec à l’eau, avec une démarche de recrutement à recommencer… Le candidat doit être informé clairement des délais prévus. Maintenez une bonne communication avec lui lorsque « la balle est dans votre camp » et respectez vos promesses! Pensez également à prévoir un processus réaliste en fonction de vos réalités d’affaire.

Faites connaître votre organisation au recruteur et sensibilisez-le à vos valeurs

Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour trouver la perle rare qui comblera vos attentes. Fournissez au recruteur les informations jugées pertinentes et proposez-lui des moyens concrets pour assurer suffisamment d’échanges. Par exemple, offrez au recruteur des rencontres régulières à votre lieu de travail, encouragez-le à faire ses entrevues chez vous plutôt qu’à son propre bureau. Ceci présentera le double avantage de créer une synergie entre le recruteur et vous et de lui faire connaître les lieux et la philosophie de votre organisation.

En conclusion

Le recrutement d’employés spécialisés est un art et un voyage qui vous fera découvrir un paysage humain varié; il vous permettra de vivre de belles expériences, de rencontrer des gens inspirants, parfois fascinants même, et surtout, de choisir votre prochain collaborateur et d’entrevoir l’avenir avec confiance.

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